آموزش نحوه نوشتن نامه اداری و رسمی + چند نمونه عبارت

آموزش نحوه نوشتن نامه اداری و رسمی + چند نمونه خوب با جزئیات دقیق در این صفحه از مجله شبونه مشاهده نمایید.

نامه نوشتن یکی از راه های ارتباطی انسانها از قدیمی الایام تا کنون بوده است که مردم در سراسر جهان برای یکدگیر مکاتبه میکردند.

آموزش نحوه نوشتن نامه اداری و رسمی

کم کم با ظهور تلفن برخیها گمان کردند که دیگر نامه نوشتن منسوخ شده است اما همچنان از قدیم تاکنون نامه به عنوان یک سند کتبی و رسمی محسوب شده و از جایگاه بسیار ویژه ای برخودار میباشد.

در مدرسه و در دوران راهنمایی نحوه نوشتن نامه اداری را اموختید اما به دلیل اینکه در طول سالها نیازی به نوشتن آن نداشتیم ممکن است از یادمان رفته باشد.

در ادامه این بخش از مجله شبونه آموزش جامعی برای نوشتن نامه اداری اماده نموده ایم که میتوانید با استفاده از اصول و قواعده ذکر شده در این مطلب شیوه صحیح این کار را یاد بگیرید.

اولین نکته ای که باید توجه داشته باشید این است که از کلمات محاوره ای باید بپرهیزید و از کلمات رسمی و اصطلاحات سنگین استفاده کنید نکته تاسفبار این است که هرچه کلمات عربی تر باشند از نظر سازمان های دولتی ایران رسمی تر محسوب میشود.

به هرحال چاره ای جز نوشتن اینگونه کلمات عربی نخواهیم داشت.

از فونت رسمی استفاده کنید

بیشتر نامه های رسمی با فونت نازنین یا تیتر نوشته میشوند که دارای خونایی بیشتری نسبت به سایر فونت ها میباشد.

از جملات دستوری بپرهیزید

در نامه های اداری نباید از جملات دستوری استفاده کنید بلکه باید سعی کنید از کلماتی استفاده نمایید که مفهوم خواهشی و تقاضا دارند.

مشخصات نویسنده یادتان نرود

-نام و مشخصات خود را در پایین نامه سمت چپ می نویسیم و امضا می کنیم.

عبارات رایج در نامه های اداری

برای شروع معمولا از عباراتی مثل: “بدینوسیله به استحضار می رساند اینجانب…” و برای نوشتن درخواست از عباراتی مثل: “بدینوسیله” ، “با توجه” و برای نوشتن متن پایانی از عبارتی مثل: “دستورات لازم را مبذول فرمایید” استفاده میشود.

نکاتی در باب نوشتن نامه اداری:

نامه اداری باید در یک طرف صفحه نوشته شوند ونباید در حاشیه آن ها چیزی نوشت.
-متن نامه باید با نهایت دقت در صحت مطالب تهیه شود.
-متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در نظر گرفته شود.
-در نامه های اداری باید شیوایی سخن و روانی مطلب نیز در نظر گرفته شود و از لغات قدیمی و نامانوس نباید استفاده شود.

-از حشو(به کار بردن واژه هایی که هم معنی هستند)خودداری شود.
-در نامه های اداری به هیچ وجه نباید از کلمات و جملات عامیانه استفاده کرد.
-از نشانه های قراردادی(ویرگول, نقطه و …)باید درست و به جا استفاده کرد.
-در نامه های اداری باید از استفاده کردن جملات توهین آمیز, تهدید آمیز و مشکل آفرین خودداری کرد.
-نامه های اداری ترجیحا باید در کاغذ های بزرگ نوشته شود تا امکان ارجاع و حاشیه نویسی داشته باشد.
-نامه حدالامکان باید تایپ شود یا حد اقل با خط خوانا نوشته شود.
-سلسله مراتب باید رعایت شود, مثلا اگر می خواهیم برای اداره ای نامه بنویسیم اولین نفر باید مدیریت مکان مورد نظر باشد.عدم رعایت سلسله مراتب باعث توهین به پایینی ها می شود.
-اگر مخاطب نامه را نمی شناسیم نامه را باید با یک عنوان کلی بنویسیم. در هر اداره یک سیستم تفکیک نامه وجود دارد که باعث ارسال نامه به مکان مورد نظر می شود.
-اگر نامه به وسیله اینترنت مکاتبه شود: الف) از رنگ های ملایم(مثل آبی) استفاده شود. ب)تایپ همه نامه با فونت بزرگ یک نوع توهین محسوب می شود. ج) ارسال تعداد زیادی ایمیل برای یک مکان کار درستی نیست.

چند نمونه نامه اداری

نمونه نامه رسمی درخواست همکاری :

جناب آقای …
مدیر محترم اجرایی نمایشگاه ….
موضوع : درخواست غرفه در نمایشگاه
با سلام و احترام
بدینوسیله به استحضار می رساند اینجانب … با مسئولیت   …….  در مرکز/ مجموعه/ شرکت … پس از مطالعه شرایط پذیرش متقاضیان و  پر نمودن  فرم تکمیلی برنامه ها بدینوسیله آمادگی خود و مجموعه مذکور را جهت حضور فعال و موثر در نمایشگاه …. بحضور اعلام می دارم.
خواهشمند است دستور فرمایید اقدامات لازم مبذول و از نتیجه این امور را مطلع نمایند.
بدیهی است هرگونه تغییر در تصمیم حضور این شرکت در نمایشگاه الزاما به صورت کتبی اعلام خواهد شد و در غیر این صورت مسئولیت مالی آن بر عهده این شرکت  خواهد بود.
به امید آنکه بتوانیم با کمک یکدیگر گامی هرچند کوچک در بهبود فضای کسب وکار کشورمان برداریم.
با تشکر
نام و امضا و تاریخ

نمونه نامه اداری برای انتقال یا مهمان دانشجویان

جناب آقای …

ریاست محترم دانشگاه ….
موضوع : درخواست انتقالی یا مهمان به دانشگاه …
با سلام
بدینوسیله اینجانب  دانشجوی ورودی مهر ماه سال …  بعلت اینکه پس از قبولی در دانشگاه و شروع دوران دانشجویی متاهل گردیده و  محل اشتغال دائم همسرم ، در  …می باشد تقاضای میهمان به مدت … به دانشگاه  …می باشم .
البته مشکلات دیگری از جمله مشکلات مالی ، اجتماعی ،خانوادگی ؛ فوت یکی از اقوام درجه اول  از جنابعالی تقاضا دارم دستور فرمایید مساعدت لازم درخصوص دانشجوی میهمان مبذول نمایند.
با تشکر و سپاس…

نمونه نامه اداری و رسمی بازگشت به کار :

جناب آقای ….

مدیر محترم امور اداری / رییس محترم اداره کارگزینی
موضوع : درخواست بازگشت به کار
با سلام و احترام
بدینوسیله به استحضار می رساند اینجانب …………. به شماره کارمندی …… و به شماره شناسنامه ……. که از تاریخ ……….. در شرکت با سمت ……. در واحد …… مشغول بکار بوده ام متاسفانه بنا به دلایل شخصی / کاری  ناچار به استعفا و ترک کار از تاریخ …………… گردیده ام با توجه به مشکلات بیشماری که پس از ترک شرکت با آن موجه شده ام ، از جنابعالی تقاضای بازگشت به کار داشته و تعهد می نمایم در صورت موافقت با شروع بکار اینجانب به نحو احسن نسبت به انجام امور محوله اهتمام ورزم .
پیشاپیش از حسن نظر جنابعالی کمال تشکر خویش را ابراز نموده و استدعا دارم در صورت صلاحدید با بازگشت به کار اینجانب موافقت فرمایید.
با تشکر و سپاس
نام و نام خانوادگی
تاریخ و امضا

محتوای نامه درخواست

ابتدا نامه را با نام خدا آغاز کرده ، سپس در سمت چپ بالای نامه تاریخ و پیوست داشتن یا نداشتن نامه را ذکر می کنیم . در ادامه نام و سمت سازمانی گیرنده نامه را نوشته و سپس با عرض سلام شروع به نوشتن متن درخواست می نماییم . در پایان یک خط جا گذاشته و سمت چپ نامه امضا و تشکر می نماییم . درضمن در محل امضا باید دوباره تاریخ و نام و نام خانوادگی خود را ذکر نمایید .